Arbeiten im digitalen Büro

Bei vielen Unternehmen zeigen die Entwicklungen in den vergangenen Monaten interessanterweise, dass modernes Arbeiten mit digitalen Prozessen auch „bürounabhängig“ funktionieren kann. Sicherlich gibt es hier Unterschiede nach Branchen und zum Teil auch nach Abteilungen eines Unternehmens. Ganz allgemein sollte sich jedoch jede Geschäftsleitung mit der Frage auseinandersetzen: „Kehren wir nach der Krise wieder zu alten Arbeitsweisen zurück oder behalten wir neue Arbeitsweisen und -modelle grundsätzlich bei?“ In diesem Zusammenhang kristallisieren sich drei mögliche Szenarien heraus:

Szenario 1: „Zurück zum Alten“ – die Skeptiker

Vor allem ohnehin wenig digital-affine Unternehmen werden das neue Arbeiten in einigen Fällen als notwendiges Übel erfahren haben. Etwa weil ihre geltenden Compliance-Anforderungen den Einsatz digitaler Lösungen erschwert haben oder weil es generelle Vorbehalte gibt, die auch während Corona nicht beseitigt wurden. Wenn also überhaupt cloudbasierte Lösungen zum Einsatz kamen, dann werden sich nach der subjektiven Wahrnehmung dieser Unternehmen wenig bis überhaupt keine Vorteile eingestellt haben. Solche Unternehmen werden nach der Krise vermutlich schnell zum „Business as usual“ zurückkehren. Hier gilt es, verstärkt eine positive Grundeinstellung gegenüber dem Digital Office zu schaffen. Denn anders als es die Krise gefordert hat, ist auch eine schrittweise und bedarfsgerechte Implementierung digitaler Systeme möglich. Es empfiehlt sich beispielsweise, mit der Umwandlung papiergebundener Dokumente in digitale Informationen zu beginnen. Auf diese Weise können solche Unternehmen mit „der ersten Meile“ einer ganzheitlich digitalen Geschäftskommunikation beginnen.

Szenario 2: „Hier und da“ – die Hybriden

Vermutlich werden viele Unternehmen auch eine Art „hybriden Mix“ aus alten und neuen Arbeitsmodellen und –weisen sowie Softwaresystemen etablieren. Auch diese Betriebe mussten wegen Corona abrupt auf digitale Tools und das „neue Arbeiten“ umstellen. Die Cloud wird hier bei einigen Prozessen vermutlich positive Effekte mit sich gebracht haben und bei anderen eher nicht. Es kann aber auch ganz einfach so sein, dass man aus praxisbezogenen, wirtschaftlichen oder betriebskulturellen Gründen nur bedingt auf beispielsweise Digital-Office-Services aus der Cloud vertrauen möchte. Bei solchen Unternehmen ist ein Mittelweg aus Altem und Neuem die vermutlich beste Lösung; ein schrittweises Vorgehen, bei dem sich der Wunsch nach mehr Kontrolle über Abläufe und Daten realisieren lässt. Hier empfiehlt sich der Ansatz des „defensiven Cloud Computings“, die Auslagerung sekundärer, das Kerngeschäft lediglich unterstützender Prozesse in die Cloud. Diese finden beispielsweise in den Bereichen Facility, Finance, HR, IT oder Administration statt. Entsprechende Systeme lassen sich in der Cloud statt auf dem eigenen Server hosten und verwalten. Das bringt spürbar mehr Fokus für die eigentliche Kerntätigkeit des Unternehmens mit sich, ohne sich vollkommen abhängig zu machen. Das Beste aus beiden Welten sozusagen. Und so wird bei Bedarf auch eine langfristige, umfassendere digitale Transformation möglich.

Szenario 3: „Rise of the Cloud” – die Vorantreiber

Bei einigen Unternehmen werden sich zweifelsohne auch sehr positive Effekte eingestellt haben. Hier ist es wahrscheinlich, dass der vermeintliche Zwang zur neuen Arbeitsweise und die damit verbundene verstärkte Nutzung von Cloud-Lösungen vor allem produktive und wirtschaftlich lohnende Effekte mit sich brachten. Dort, wo zuvor vielleicht der Mut oder der Anreiz zur Digitalisierung fehlte, hat Corona ein neues Bewusstsein geschaffen. Zu diesen Unternehmen zählen jene, die bereits ihre sekundären Prozesse in die Cloud ausgelagert haben, und einen digitalen Schritt weitergehen wollen. Sie sind offen für ein „offensives Cloud Computing“ und wollen zusätzlich ihre primären Anwendungen auslagern, also die, die ihr Kundengeschäft direkt betreffen. Hierzu zählen etwa die Bereiche Produktion, Einkauf und Vertrieb. Bei diesen Unternehmen wird sich also ein „Rise of the Cloud“-Effekt einstellen: Anstatt Daten und Anwendungen aus der Cloud zu beziehen, wenn es darum geht, Systeme zu ersetzen oder einfach nur Kosten zu sparen, kann man die Cloud nutzen, um Innovationen zu ermöglichen. Solche Unternehmen etablieren neue Denk- und Handlungsmodelle der Zusammenarbeit: Sie lösen sich von traditionellen Informations- und Kommunikationstechniken und können Prozesse über die Unternehmensgrenzen hinaus agil verknüpfen. Wertschöpfungsketten können neugestaltet werden, um die Kundenzufriedenheit zu steigern und auch neue Zielgruppen zu erschließen.

Fazit

Wir stehen nun an einem digitalen „Turning Point“: Vieles, wenn nicht sogar alles ist auf digital umgestellt; nun müssen wir dafür sorgen, dass der angestoßene Wandel ins Digital Office auch nachhaltig wirkt. Jetzt, da die Menschen an einen gewissen Grad der Digitalisierung gewöhnt sind, sollten Unternehmen und Organisationen diesbezüglich auch handeln. Wollen sie wieder zurück zum „Business as usual“, einen hybriden Mix aus bewährten und neuen Lösungen und Arbeitsmodellen etablieren bzw. fortführen oder die ganzheitliche Umstellung auf ein Digital Office in der Cloud?

Diese Frage muss jedes Unternehmen für sich selbst beantworten – jedoch offen, ehrlich und selbstkritisch. Nun ist der Moment gekommen, um den richtigen Kurs für die Zeit nach Corona festzulegen. Denn statt kurzfristiger Ad-Hoc-Entscheidungen ist nun Zeit für ein Umdenken in Richtung ganzheitlicher Digitalisierung. Es ist Zeit, den Schritt vom analogen Denken zum digitalen Arbeiten zu wagen.