Nachhaltige Business Events – Worauf es ankommt

Ob kleine Veranstaltungen oder große Festivals – Nachhaltigkeit spielt auch im Eventmanagement eine immer wichtigere Rolle. Besonders bei großen Veranstaltungen wie Musikfestivals oder Sportevents gehören Mobilitätskonzepte und Strategien zur Müllvermeidung zum Standard.

Doch was bedeutet das für uns im digitalHUB Aachen? Events sind für uns ein entscheidendes Mittel, um digital User und Enabler zusammenzubringen. Über 200 Events finden pro Jahr im digitalHUB statt – vom Einzelcoaching bis hin zum digitalSUMMIT mit circa 400 Teilnehmer:innen. Wie können wir diese vielen unterschiedlichen Eventformate nachhaltiger gestalten? Und welche Tipps möchten wir euch für die Planung eurer eigenen Firmenevents mit auf den Weg geben?

Grundsätzlich gilt für mehr Nachhaltigkeit:

• Emissionen vermeiden
• Reduzieren, was nicht vermieden werden kann
• Kompensieren, was nicht mehr reduziert werden kann

Es gibt viele Handlungsfelder, die im Nachhaltigkeitsbereich bearbeitet werden können, wie z.B. Energie und Klima, Umgang mit Wasser, Veranstaltungsort oder Kommunikation. Wir haben für uns im digitalHUB folgende zentrale Handlungsfelder definiert: Mobilität, Ressourcenschonung und Diversität.

Mobilität

Mit einem Anteil von 70 Prozent stellt die An- und Abreise der Teilnehmenden einer Veranstaltung den größten Emissionstreiber im Eventmanagement dar. Eine gute Option ist es, den öffentlichen Nahverkehr zu integrieren, indem man beispielsweise Tickets bereitstellt oder mit lokalen Verkehrsunternehmen zusammenarbeitet, um Sondertarife für die Eventbesucher:innen anzubieten. Im digitalHUB informieren wir die Teilnehmenden frühzeitig über die Anreisemöglichkeiten und verschicken eine Anfahrtsbeschreibung. Auch Fahrradfreundlichkeit spielt eine Rolle: Genügend Abstellmöglichkeiten zur Förderung der Anreise mit dem Rad tragen dazu bei, den ökologischen Fußabdruck des Events zu reduzieren. Für diejenigen, die doch auf ein Auto angewiesen sind, sollten die Veranstalter Fahrgemeinschaften oder Carsharing-Modelle empfehlen. So kann der Verkehr auf ein Minimum reduziert und gleichzeitig CO2 eingespart werden.

Ressourcenschonung

Catering, Abfall sowie der Energie- und Wasserverbrauch können bei Events entscheidende Emissionstreiber sein. Beim Catering ist die Verwendung von regionalen und saisonalen Produkten sinnvoll, um lange Transportwege zu vermeiden und gleichzeitig lokale Anbieter zu unterstützen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Auswahl der Speisen. Fleischproduktion verursacht einen besonders hohen CO2-Ausstoß, daher sollte bei nachhaltigen Events pflanzenbasierten, vegetarischen oder veganen Alternativen der Vorzug gegeben werden. Im digitalHUB haben wir unser Fleischangebot von ursprünglich 60 Prozent auf maximal ein Drittel reduziert. Bei den Events Girls‘Day und digitalHEROES haben wir auf ein vollständig vegetarisches Catering umgestellt.

Eine Herausforderung ist, dass sich Essensmengen aufgrund der variierenden No-Show-Rate der angemeldeten Teilnehmenden nur ungenau planen lassen. Sollte Essen übrigbleiben, stellen wir im digitalHUB Takeaway-Boxen an das Buffet, geben das Buffet für anwesende Coworker:innen frei oder lassen es von Foodsharing-Kontakten (Instagram Account Foodsharing Aachen) abholen.

Bei dem Thema Müllreduzierung geht es neben der Vermeidung von Essensabfällen auch um Verpackungsmaterial. Hierbei sollte darauf geachtet werden, Einwegverpackungen zu vermeiden und Mehrwegbehälter sowie -geschirr bzw. recyclebare Materialien zu nutzen. Unser digitalHUB-Mitglied Papstar hat beispielsweise mit seinem recyclebaren Einweggeschirr eine praktische und nachhaltige Lösung für große Events entwickelt. Unsere Getränke werden in Mehrweg-Pfandflaschen serviert. Neben der Müllreduzierung beim Catering verzichten wir auf Einweg-Dekoration und nutzen hauptsächlich vorhandenes Mobiliar. Außerdem bewerben wir unsere Events hauptsächlich digital. Sollten wir Werbemittel drucken lassen, beauftragen wir diese auf ökologischem Papier oder verwenden sie mehrfach. Unser Teilnehmendenmanagement wickeln wir vornehmlich digital ab.

Diversität

Nachhaltigkeit umfasst auch eine soziale Verantwortung, die die Themen Diversität und Inklusion beinhaltet. Inklusive Events sollten barrierefrei sein, damit auch Menschen mit Behinderungen problemlos teilnehmen können. Dazu zählen die barrierefreie Kommunikation, ein ebenerdiges Veranstaltungsgebäude, Leitsysteme, Blink- sowie Höranlagen oder Gebärdensprachdolmetschende zur Übersetzung des Programms. Bei Großveranstaltungen wie Partys, Konzerten und Festivals empfiehlt sich ein Awareness-Team, das Unterstützung gegen Diskriminierung, übergriffiges Verhalten und sexuelle Belästigung bieten soll.

Aufgrund des Denkmalschutzes haben wir im digitalHUB lediglich eine Rampe am Seiteneingang und ein barrierefreies WC. Blink- und Höranlagen oder Gebärdensprachdolmetschende setzen wir bisher nicht ein, sind aber diesbezüglich aktuell im Austausch, um uns hier zu verbessern.

Bei der Auswahl von Redner:innen achten wir auf Diversität und ein möglichst ausgewogenes Geschlechterverhältnis. Im Startup-Bereich liegt der Gründerinnen-Anteil jedoch deutschlandweit nur bei 18,8 Prozent (DSM 2024), was die Auswahl der Rednerinnen deutlich einschränkt. Um den Wandel voranzutreiben und Role Models zu schaffen, versuchen wir, Female Startups besonders zu fördern und ins Rampenlicht zu stellen. Geschlechtergerechte Formulierungen und die Auszeichnung als Queerfriendly Place laden alle Menschen ein, an unseren Events teilzunehmen. Zusätzlich widmen wir uns inhaltlich sozialen Themen, beispielsweise beim digitalCULTURE Day und der KulturRoute unserer BasisCamps digitalTRANSFORMATION. Ein weiterer Punkt, der uns wichtig ist: Offenheit unserer Startup-Programme für alle Gründungsinteressierte, unabhängig von Bildungs- oder Berufsabschluss. Darum richten sich unsere Startup-Programme nicht nur an Akademiker:innen, sondern an Menschen mit verschiedenen Abschlüssen.

Fazit

Mit der Berücksichtigung von Nachhaltigkeitskonzepten bei der Planung von Events verhält man sich nicht nur umweltbewusster, sondern übernimmt auch gleichzeitig eine gesellschaftliche Verantwortung. Denn Events sind immer ein kleines Abbild der Gesellschaft bzw. eines Gesellschaftsbereichs. Gerade bei mittelgroßen Veranstaltungen, wie wir sie im digitalHUB Aachen durchführen, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, den Nachhaltigkeitsgedanken in die Planung mit einzubeziehen. Von umweltfreundlichen Mobilitätslösungen über nachhaltiges Catering bis hin zum Thema Diversität – jeder Schritt trägt dazu bei, einen positiven Beitrag für die Umwelt und zu einer vielfältigen, toleranten und wertschätzenden Gesellschaft zu leisten. Mit den richtigen Konzepten könnt ihr auch eure Firmenevents erfolgreich und ressourcenschonend gestalten.

Drei Tipps für eure Veranstaltung:

• Unterstützt die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
• Bietet möglichst vegetarisches Catering und vermeidet Verpackungsmüll.
• Achtet auf Diversität und einen barrierefreien Zugang.

Weiterführende Links & Literaturtipps

• UBA: CO2-Rechner für Veranstaltungen online.
• Holzbaur, Ulrich (2020): Nachhaltige Events. Erfolgreiche Veranstaltungen durch gesellschaftliche Verantwortung. 2. Auflage. Wiesbaden: Springer Gabler.
• Knoll, Thorsten/Luppold, Stefan (2022): Praxis-Guide für Nachhaltigkeit in der Eventbranche. Konzepte und Beispiele für Veranstaltungen mit ökologischer und ökonomischer Ausrichtung. Wiesbaden: Springer Gabler.
• Mager, Anja/Niederdrenk, Nathalie/Schmidt-Räntsch, Annette/Bölke, Michael/Böther, Stefanie/Huckestein, Burkhard/Huth, Dagmar/Johannsen, Lars/Takramah, Gladys/Wisniewski, Christof (2020): Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen. 4. Auflage. Berlin/Dessau-Roßlau: Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit/Umweltbundesamt.