So funktioniert Prozessoptimierung mittels BotFactory
Ein Erfahrungsbericht von Zentis
Traditioneller Mittelstand und BotFactory – passt das zusammen? Ja – mit der richtigen Umsetzung! Die Zentis GmbH & Co. KG setzt ihre BotFactory als organisatorische Unit auf, die mit den Mitarbeitenden gemeinsam tätig wird. Entstanden ist eine unternehmensinterne Einheit, die agil und pragmatisch Digitalisierungspotentiale hebt und damit zum langfristigen Unternehmenserfolg beiträgt. Die vollständige Transparenz von Prozessen und Umsetzung schafft Vertrauen und weckt das Interesse weiterer Fachbereiche. Zusätzlich dient die BotFactory als Blueprint des agilen Arbeitens für das Gesamtunternehmen.
Die Digitale Transformation in einem Unternehmen umzusetzen ist ein Vorhaben, das nicht immer reibungslos funktioniert. Auch wenn Unternehmensführung und Management die Notwendigkeit der Digitalisierung bereits lange erkannt haben: für den Erfolg der Umsetzung gilt es, die Fachbereiche und Mitarbeitenden in der gesamten Organisation mitzunehmen, Vorbehalte abzubauen und Erfolge sichtbar zu machen.
Bei Zentis setzen wir daher ein klares Zeichen und haben mit der BotFactory eine organisatorische Unit innerhalb der IT geschaffen, mit der wir Optimierungsanforderungen aus dem gesamten Unternehmen aufgreifen und agil, schnell und transparent umsetzen.
Die Impulse kommen direkt aus der Organisation. Ob vom Fachbereich, IT-Netzwerk oder einzelnen Mitarbeiter:innen, jeder Projektantrag wird aufgenommen und geprüft. Während die Company als Impulsgeber dient, zeigt sich die IT-Unit als Enabler. Routineaufgaben können an einen Bot abgegeben werden, Abläufe werden automatisiert oder digitalisiert – das bringt Mehrwert für jede:n Einzelne:n, für die Bereiche und auch für die Gesamtorganisation.
Dabei ist es ein erklärtes Ziel der Unit, auch kleinere Automatisierungslösungen schnell und unkompliziert zu ermöglichen. Dafür greift sie auf einen „Werkzeugkasten“ zurück, der neben RPA-Bots auch Workflows, Lowcode-Anwendungen wie PowerApps, digitale Assistenten und automatisierte Reports enthält. Sie erprobt neue Methoden und Lösungen und gibt diese dann an die Organisation weiter.
Damit die BotFactory-Projekte gut strukturiert, wie am Fließband, abgewickelt werden können, werden zur Projektsteuerung agile Methoden (Kanban) zur hochgradig effizient getakteten Realisierung von digitalen Tools & Services angewendet.
Transparenz ist der Weg zum Erfolg: Die gläserne BotFactory
Die vollständige Transparenz der Prozesse und deren Umsetzung macht Optimierungserfolge sichtbar und schafft Vertrauen.
Im Unternehmen wird ein wachsendes Bewusstsein dafür geschaffen, welche Abläufe optimiert oder digitalisiert werden können. Ganz nebenbei wird das Business durch den Einsatz moderner Plattformen selbst in die Lage versetzt, diese Abläufe umzusetzen: sogenannte „Citizen Developer“ werden im Unternehmen auch außerhalb der IT-Abteilung – also dezentral – befähigt, Prozessoptimierungen umzusetzen.
Konkrete Umsetzung: Das Big Picture der Zentis BotFactory:
Das Framework der Zentis BotFactory besteht aus 5 zentralen Punkten, die die Grundlage für einen Einsatz und eine effiziente Abwicklung bzw. Realisierung von BotFactory-Produkten ermöglichen.
Framework und die 5 Punkte der Zentis BotFactory
1. Struktur & Standards:
Aufbau und Einsatz einheitlicher Strukturen und Standards im gesamten Kontext der BotFactory:
Standardisierte Online-Formulare zur Anforderungsaufnahme und Bewertung sind die Grundlage für die strukturierte Erfassung der Projekte im SharePoint-Projektportfolio. Für die Aufnahme des Ist-Prozesses mit dem Fachbereich kommen moderne Online Collaboration Tools wie u.a. Mural zum Einsatz. „Dailys“ zur täglichen Abstimmung bieten hierbei das Fundament für den getakteten Ablauf in der Factory.
2. Demand-Management mit agilem Methodeneinsatz
Die Gesamt-Planung und Priorisierung von Projekten und Anforderungen läuft über das Zentis IT Demand Management unter Einsatz von „Frozen Zones“ als zentrales Gate vor der Übernahme dieser Projekte aus dem Backlog in die Factory.
Das Projektportfolio der BotFactory wird mittels der Kanban-Methode gesteuert:
Das Kanban-Board (Nutzung von Spalten und Swimlanes) bietet einen Überblick darüber, wie viele Projekte sich in der Pipeline befinden. Um in der Abwicklung der Projekte und Anforderungen möglichst wenig Themen parallel, dafür aber zügig abarbeiten zu können, wurden sogenannte Work in Progress-Limits (WiP) eingeführt. Die WiP’s bilden eine Vorgabe für die Anzahl der parallelen Aktivitäten mit dem Ziel, die „Fließband-Abwicklung“ zu gewährleistet.
3. Neue Technologien: Werkzeugkasten der BotFactory
Der Werkzeugkasten der BotFactory besteht aus einer umfangreichen Auswahl von Tools zur Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen, wie unter anderem:
- Verschiedene Workflow-Engines für digitale Prozesskontrolle und Optimierung
- Robotic Process Optimization (RPA) für die Automatisierung von repetitiven Tätigkeiten und dies systemübergreifend
- Chatbots für eine effiziente Kommunikation
- Reporting und Dashboarding als effiziente „Datensammler“
- Data Factory
- Apps und Online Forms
Natürlich wird hierbei ständig geschaut, ob neue Entwicklungen auf dem „Markt der digitalen Tools“ die BotFactory weiter optimieren können!
4. Zentrale cloudbasierte Datenhaltung
Zentis nutzt die Azure Data Factory zur zentralen Aufbereitung von Daten; außerdem werden Online-Services zur zentralen Datenhaltung eingesetzt (SQL, Data Lake). Diese Architektur ist an die gängigen Tools der BotFactory zur weiteren Nutzung der Daten angebunden.
5. Marketing und Transparenz
Zur Messung des Outputs der BotFactory dient das Effizienz Performance System (EPS); es stellt den durch die Prozessoptimierungen geschaffenen Nutzen dar und ist über das Zentis-Intranet für alle Mitarbeiter:innen zugänglich:
Um die Kolleg:innen in den anderen Fachbereichen auf die BotFactory aufmerksam zu machen, werden Workshops abgehalten und Vorträge angeboten. Eine zentrale Rolle spielen dabei die Mitglieder des „Zentis Business-IT-Netzwerks“.
Die Kommunikation mit den „internen Kunden“ erfolgt automatisch über das Kanban Board – bei Statusveränderung des Projekts oder Rückfragen – dies schafft ebenfalls eine höhere Transparenz.
Spaß kombiniert mit Effizienz
Ein wichtiger Aspekt der BotFactory ist neben der Effizienz auch die Schaffung von Awareness und der Spaß an der Nutzung für alle Mitarbeiter:innen bei Zentis. Wir setzen hierzu u.a. Chat Bots für den direkten automatisierten Dialog zwischen der IT bzw. der BotFactory und dem Business ein. Hierdurch wird die Neugierde geweckt, sich Informationen über aktuelle Projekte oder Methoden zu erfragen oder durch die Nutzung des „BotFactory-Optimierungsassistenten“ (BOP) über den ChatBot einmal zu prüfen, wo im eigenen Fachbereich Digitalisierungspotentiale liegen.
Phillip König und Eva Roggenhofer gehören bei der Zentis GmbH & Co. KG dem Bereich „IT & Digital Transformation“ an und optimieren Prozesse im Rahmen der BotFactory. Christiane Mänz (rechts) leitet die Zentis-IT.
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