Enabler für Growth und Skalierung: Business Process Management (BPM)

Dynamisch-agiles Prozessmanagement

Was Prozessmanagement klassischerweise statisch und starr machte: Häufig waren nur wenige Personen in der Lage und willens, Prozesse zu modellieren. Daraus resultierte ein zentralistisches Prozessmanagement, das träge und oftmals realitätsfremd war.

Anders ist das, wenn Methode und Software so einfach sind, dass alle Mitarbeitenden Prozesse ohne jeglichen Schulungsaufwand beschreiben und aktualisieren können. Wir nennen das kollaboratives Prozessmanagement. Dynamik und Agilität sind bei einem solchen dezentralen System mit zentraler Moderation so hoch, dass sie den Strukturen eines Startups allemal gerecht werden.

Best Practice statt Vorschrift

Nun zeichnen sich Mitarbeitende in Startups dadurch aus, dass sie kreativ Lösungen finden und nicht gerade Dienst nach Vorschrift leisten. Gerade deshalb sollten Prozesse nicht als harte Vorschrift interpretiert werden, sondern vielmehr als eine Dokumentation der Best Practices, also der bestmöglich erprobten Anwendungsfälle. Die Vorteile der dezentralen Gestaltung von Best Practices:

1. Sie bringt einen motivatorischen Effekt mit sich, indem alle Mitarbeitenden das Unternehmen strukturiert mitgestalten und sich damit involviert und selbstwirksam fühlen.
2. Das Konservieren und systematische Weiterentwickeln der Best Practices entlastet jeden Mitarbeitenden persönlich, reduziert Rückfrage- und Suchzeiten und bietet eine ideale Basis zum Delegieren und Digitalisieren.

Für diese an Startups angepasste Interpretation von BPM eignen sich Werkzeuge wie einfache Wikis oder aber auch speziellere Lösungen wie beispielsweise Q.wiki der Modell Aachen GmbH. Doch warum ist diese Form des Prozessmanagements nun der ideale Enabler für Growth und Skalierung?

Besonders einfach delegieren mit BPM

Durch diese Form des Prozessmanagements lässt sich Arbeit besonders gut delegieren – indem das Prozesswissen für jeden zugänglich dokumentiert ist. Am besten in einer ganz einfachen tabellarischen, fast schon kochrezeptartigen Form. Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass alles, was beschreibbar ist, auch delegierbar ist. Dabei sollte niemand den Anspruch haben, dass die andere Person den Prozess exakt so ausführt, wie man selbst die Best Practice erarbeitet hat. Es ist viel wichtiger, die Best Practice zu übergeben und der weiteren Entwicklung durch die neuen Verantwortlichen zu überlassen. Lediglich das Prozessziel sollte exakt übernommen werden. Delegierbarkeit ist meines Erachtens ein Schlüsselfaktor für Growth von Startups und Scale-ups.

BPM als Grundlage zur Digitalisierung

Auf der anderen Seite sind Best Practices die ideale Grundlage zur Digitalisierung und damit zur Skalierungsfähigkeit. Und zwar in zweierlei Hinsicht:

1. Wenn sich die Organisation ihrer Abläufe bewusst ist, kann sie sehr gezielt erarbeiten, wo eine Digitalisierung und Automatisierung welchen Effekt mit sich bringt – wenn gewünscht auch methodisch durch Prozesskostenrechnung. Zudem lässt sich mithilfe der aktuellen Best Practices sehr gut eine geeignete Software auswählen. Schließlich beschreiben sie genau die Use Cases, die die Software oder Workflow Engine später abdecken sollen. Sie sind nicht zuletzt die Spezifikation der Digitalisierung und Automatisierung.
2. Zusätzlich dienen Best Practices dazu, dass zu jeder Zeit allen Beteiligten klar ist, wie mit den jeweiligen (neuen) IT-Tools umzugehen ist, damit die gewünschten Ergebnisse und Reportings erzielt werden.

Ein praktisches Beispiel hierzu: Wir haben vor 3 Jahren ein neues CRM-System eingeführt. Bis dato waren die geltenden Sales-Prozesse klar als Best Practices in unserem Q.wiki beschrieben. Nach der technischen Umstellung und Migration der Daten ging es darum, den Umgang mit dem CRM-System und die gezielt veränderten Sales-Prozesse so schnell wie möglich wieder auf eine Best Practice zu trimmen. Der größte Aufwand bei solch einem Change-Projekt liegt darin, die neuen Prozesse mit den neuen Rahmenbedingungen so lange miteinander in Einklang zu bringen, bis alle ihre volle Produktivität wieder erreicht haben. Gerade in diesem Punkt beschleunigt ein kollaboratives Prozessmanagement. So haben wir bei 50 Mitarbeitenden innerhalb von 2 Monaten unser CRM-System umgestellt, sämtliche Daten migriert und zu voller Produktivität in der neuen Best Practice zurückgefunden. Undenkbar ohne kollaboratives Prozessmanagement im oben beschriebenen Sinne.

Prozessmanagement für Startups – weder starr noch formal

Es wird klar: BPM in Startups muss nicht starr und formal sein. Durch einen dynamisch-agilen Ansatz wird es vielmehr zum Enabler für Wachstum und Skalierung, der die Kreativität und das Engagement der Mitarbeitenden nutzt und fördert.