Prozessdigitalisierung – warum und wie?

Den meisten Unternehmerinnen und Unternehmern ist längst klar: Um sich langfristig am Markt zu beweisen, führt kein Weg mehr an der (Prozess-)Digitalisierung vorbei. Oft liegt der Fokus der Digitalisierung jedoch allein auf den wertschöpfenden Kernprozessen – dabei bieten auch digitale Abläufe abseits der Wertschöpfungskette enormes Potenzial!

5 Gründe für die Digitalisierung aller Geschäftsprozesse

1. Optimierbarkeit
Wie häufig wird ein Prozess durchgeführt, wie hoch sind Durchlauf- und Reaktionszeiten? All diese Daten werden bei digitalisierten Arbeitsabläufen automatisch erfasst. Das erleichtert es, Kostentreiber und Fehlerpotenziale schnell zu erkennen sowie zu optimieren.

2. Nachverfolgbarkeit
Es gibt zahlreiche Managementanforderungen, die zum Beispiel besagen, dass alle Prozessdaten strukturiert und nachverfolgbar archiviert werden müssen. Digitale Geschäftsprozesse erfüllen diese Anforderungen ganz von allein.

3. Krisensicherheit
Nicht erst seit der Corona-Pandemie ist es für Unternehmen weltweit überlebenswichtig, in Krisenzeiten handlungsfähig zu bleiben. Die Prozessdigitalisierung unterstützt das Business Continuity Management maßgeblich, da sämtliche Mitarbeiter:innen jederzeit standortunabhängig und ohne Medienbrüche auf alle wichtigen Daten und Dokumente zugreifen können.

4. Anwenderfreundlichkeit
Was nützt die beste Prozessbeschreibung, wenn niemand sie findet? Da digitalisierte Prozesse in einer zentralen Software gepflegt werden, sind relevante Informationen über Stichwortsuche und Suchfilter besonders einfach auffindbar sowie durchführ- und veränderbar.

5. Prozesstreue
Zu einem digitalen Prozess gehört immer auch ein digitaler Workflow, der die zuständigen Mitarbeiter:innen zuverlässig durch alle Prozessschritte leitet. Das steigert die Prozesstreue und reduziert damit das Fehlerpotenzial. Automatische Benachrichtigungen sorgen außerdem für klare Verantwortlichkeiten und einen sicheren Informationsfluss.

 

5 Schritte zur Prozessdigitalisierung

Die flächendeckende Digitalisierung der Geschäftsprozesse birgt also eine echte Chance für Organisationen jeder Größe und Branche. Doch wo und wie fangen sie am besten an zu digitalisieren? Die Antwort auf diese Frage liefert der „Digitalisierungs-Quick-Check“: ein mehrstufiges Modell, das Unternehmen schrittweise an die Prozessdigitalisierung heranführt. Mit dem Quick-Check erarbeiten Unternehmen selbstständig das Fundament für ihre digitale Transformation und ebnen den Weg für effizientere sowie qualitativ hochwertigere Arbeitsabläufe.
Die einzelnen Schritte haben die RWTH Aachen und die Modell Aachen GmbH im Forschungsprojekt ProMiDigit (01IS20035) gemeinsam mit Vertreter:innen des Mittelstands entwickelt und praktisch erprobt. Das Projekt wird im Förderprogramm IKT vom BMBF gefördert.

1. Prozesse identifizieren
Gibt es ein dokumentiertes Managementsystem, haben die meisten Firmen schon einen guten Überblick über ihre Prozesse. Wem dieser Überblick noch fehlt, verschafft sich diesen am besten anhand eines strukturierten Brainstormings oder einer Analyse der Aufgabenfelder entlang des Organigramms. Zudem kann es hilfreich sein, alle im Unternehmen verwendeten Formulare zusammenzutragen und so Prozesse zu identifizieren. Der Überblick über die Abläufe im Unternehmen muss im ersten Schritt noch nicht vollständig sein – weitere digitalisierbare Prozesse geben sich im Arbeitsalltag mit und mit zu erkennen.

2. Digitalisierungsgrad bewerten
Analoger Arbeitsablauf auf Papier-Basis, digitale Prozessbeschreibung auf dem File-Server oder softwaregesteuerter Workflow? Um herauszufinden, in welchen Prozessen wie viel Digitalisierungspotenzial steckt, muss zunächst der Grad der Digitalisierung bewertet werden.

3. Kosten und Nutzen gegenüberstellen
Für eine wirtschaftliche Prozessdigitalisierung sollte ihr Nutzen sowohl nach qualitativen Kriterien als auch nach quantitativen Kennzahlen bewertet werden. Bei jedem Prozess stellen sich darum die Fragen: Wie häufig wird er durchgeführt, wie hoch ist sein finanzielles und zeitliches Einsparpotenzial und wie groß ist der organisatorische Leidensdruck? Demgegenüber sind Faktoren wie die Kosten für die Digitalisierung selbst oder auch für anschließende Schulungen und Co. zu bewerten.

4. Prozesse priorisieren
Nun lassen sich die einzelnen Prozesse anhand der Gegenüberstellung aus Schritt 3 für die Digitalisierung priorisieren.

5. Prozesse digitalisieren
Jetzt kann die Prozessdigitalisierung endlich losgehen! Das A und O für qualitativ hochwertige Ergebnisse: nicht zu viele Prozesse gleichzeitig angehen. Damit der Digitalisierungs-Quick-Check den Fortschritt der Digitalisierung im Unternehmen aufzeigt, sollte er fortlaufend aktualisiert werden.

Jetzt kann die Prozessdigitalisierung endlich losgehen! Das A und O für qualitativ hochwertige Ergebnisse: nicht zu viele Prozesse gleichzeitig angehen. Damit der Digitalisierungs-Quick-Check den Fortschritt der Digitalisierung im Unternehmen aufzeigt, sollte er fortlaufend aktualisiert werden.

Einfach und kostengünstig: No-Code-Digitalisierung

Jetzt fehlt nur noch das richtige Tool für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Über ERP-Systeme lassen sich Arbeitsabläufe bereits digital abbilden. Diese Lösung ist jedoch sehr aufwendig. Sowohl die Kosten für die erstmalige Konfiguration als auch für kontinuierliche Aktualisierungen sind sehr hoch – nicht zuletzt, weil es dabei immer der Hilfe von IT-Fachkräften bedarf. Genau an dieser Stelle knüpft die sogenannte „No-Code-Digitalisierung“ an: Sie ermöglicht es, Geschäftsprozesse ohne eine einzige Zeile Quellcode zu digitalisieren und laufend zu aktualisieren.

Auf diese Weise können alle Mitarbeiter:innen selbst komplexe Prozesse vom Reklamationsmanagement bis zur Messeplanung per Drag and Drop eigenständig digital abbilden – ohne die Unterstützung von IT-Experten. So lösen softwaregesteuerte Workflows analoge Formulare und manuell gepflegte Listen einfach und kostengünstig ab. Das beschleunigt die tägliche Arbeit enorm, befreit von mühseligen Verwaltungstätigkeiten und sorgt so für einen echten Wettbewerbsvorteil.

Maximilian Billotet ist Wirtschaftsingenieur und Experte für agile Managementsysteme. Seit Anfang 2020 ist er Managementberater beim Software- und Beratungsunternehmen Modell Aachen GmbH, eine Transfergesellschaft der RWTH Aachen und des Fraunhofer IPT.

Autor: Maximilian Billotet, Managementberater bei der Modell Aachen GmbH

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